ERP là gì? Giải pháp ERP hiệu quả cho mọi doanh nghiệp
Doanh nghiệp hiện đại ngày nay rất quan tâm đến việc nâng cao hiệu quả quản lý. Áp dụng các giải pháp công nghệ vào hoạt động luôn là những chiến lược khôn ngoan.
ERP được xem là một giải pháp như vậy cho các doanh nghiệp hiện nay. Cùng tìm hiểu ERP system là gì và cách thức triển khai, áp dụng nó vào hoạt động của đơn vị mình.
Giới thiệu về ERP
ERP là gì? Đặc điểm của một hệ thống ERP
ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, tức là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Vậy thì ERP system là gì?
Hệ thống ERP có thể coi một mô hình công nghệ tích hợp nhiều ứng dụng. Nó là hệ thống quản lý các quy trình kinh doanh chính, với sự giúp đỡ của công nghệ.
ERP tích hợp hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt các phòng ban. Các hoạt động mua bán, kế toán, sản xuất, nhân sự, chuỗi cung ứng đều có thể được quản lý tại ERP.
Thông qua hệ thống ERP đa chức năng thống nhất, giúp liên kết mọi hoạt động của doanh nghiệp. Có thể giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, thống kê, kiểm soát hay đưa ra các báo cáo, phân tích chuyên sâu.
Thay vì phải có từng ứng dụng riêng cho từng bộ phận thì giờ đây ERP cho phép liên kết và truyền dữ liệu qua lại.
Một hệ thống ERP đầy đủ thường bao gồm các chức năng thành phần:
✔️ Tài chính kế toán
✔️ Lập kế hoạch, quản lý sản xuất
✔️ Quản trị mua hàng
✔️ Quản lý bán hàng và chuỗi cung ứng, phân phối
✔️ Quản lý dự án
✔️ Quản lý nhân sự
✔️ Quản lý kho
✔️ Quản lý dịch vụ
✔️ Báo cáo thuế
✔️ Báo cáo quản lý chung
Tùy theo nhu cầu và quy mô doanh nghiệp mà có thể xây dựng hệ thống ERP phù hợp.
Những đặc trưng của ERP system là gì?
So với các giải pháp quản trị khác, ERP for enterprise có những đặc trưng sau:
👉 Một hệ thống quản trị kinh doanh hợp nhất.
Tất cả các thành viên của doanh nghiệp và mọi công đoạn, phòng ban kết nối với nhau tạo thành một quá trình quản lý kinh doanh có trật tự.
👉 Hệ thống ERP được thiết kế theo từng module chức năng.
Vì ERP gồm các module có chức năng kinh doanh khác nhau, mỗi module đảm nhiệm một chức năng chuyên biệt của từng phòng ban.
Các chức năng bao gồm tài chính, kế toán, sản xuất, bán hàng, quản lý nhân sự,… Từng module sẽ có khả năng xử lý nghiệp vụ theo từng chuyên môn và yêu cầu riêng của từng phòng ban.
👉 Hỗ trợ khả năng phân tích và đánh giá.
Các báo cáo của từng hoạt động, phòng ban sẽ được tổng hợp tự động. Dựa trên những báo cáo này, hệ thống ERP có thể đưa ra các phân tích, đánh giá. Nó giúp hỗ trợ tối đa cho người quản lý trong công tác đánh giá và đưa ra chiến lược phù hợp.
👉 Sử dụng cơ sở dữ liệu chung.
Tất cả các dữ liệu của các phòng ban đều được nhập và lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu chung. Toàn doanh nghiệp có thể sử dụng và lưu hành những dữ liệu này. Điều này giúp tránh việc dữ liệu bị phân tán hay thừa, trùng lặp. Đồng thời hạn chế những rủi ro về sai sót, chênh lệch số liệu.
👉 ERP có cấu trúc linh hoạt.
Sự linh hoạt này dễ dàng đáp ứng những thay đổi và điều chỉnh trong mỗi tổ chức. Do đó nó cũng phù hợp với nhiều doanh nghiệp với quy mô và loại hình kinh doanh khác nhau. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thêm bớt module mà không làm ảnh hướng đến hoạt động những chức năng khác.
☎️ Hotline: 094.18.15.427
Email: tranvan5322@gmail.com
Địa chỉ: Hồ Chí Minh
website: https://writeappios.com/
Phần mềm ERP giúp gì cho hoạt động của một doanh nghiệp
✔️ Giúp tăng năng suất và tốc độ công việc
Sử dụng phần mềm ERP giúp giải quyết dòng công việc của toàn bộ doanh nghiệp nhanh chóng hơn.
Thay vì sử dụng nguồn nhân lực để truyền thông tin thì ERP giúp tự động hóa nhiều quy trình. Và vì đây là một hệ thống thống nhất nên việc thông tin qua lại giữa các bộ phận, phòng ban luôn được thông suốt. Từ đó giúp nâng cao hiệu quả và năng suất công việc
✔️ Kiểm soát quá trình làm việc dễ dàng hơn
Doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát nội bộ hơn nhờ những cơ chế được áp dụng trong hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung.
Một số chức năng trong phần mềm ERP cho phép tìm ra nguồn gốc của những bút toán cần kiểm tra nhanh chóng.
Đồng thời, chỉ cần thông qua ERP để giám sát mọi khâu làm việc của nhân viên. Thậm chí một số phần mềm còn có thể tự động phân tích cơ sở dữ liệu và gán nhiệm vụ phù hợp cho nhân viên.
✔️ Thu thập và xử lý dữ liệu hiệu quả
ERP sẽ hợp lý hóa các quy trình kinh doanh và giúp các bộ phận thu thập dữ liệu dễ dàng hơn. Hệ thống cũng hạn chế sự sai sót trong quá trình nhập dữ liệu.
Dữ liệu đưa vào chỉ được nhập 1 lần duy nhất nên tất cả các thành viên đều sẽ tiếp cận với dữ liệu gốc. Điều này giúp giảm thiểu việc nhập lại hay dư thừa dữ liệu.
✔️ Tiết kiệm chi phí
Một hệ thống ứng dụng công nghệ như ERP sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí quản trị và vận hành. Nhờ tính thống nhất, đồng bộ, doanh nghiệp cũng có thể giảm bớt những thủ tục rườm rà. Một số vị trí, phòng ban không cần thiết cũng có thể được giảm bớt để tiết kiệm chi phí.
✔️ Tăng tương tác giữa các phòng ban
Tương tác giữa các nhân viên, phòng ban trong một tổ chức rất quan trọng. Với hệ thống ERP for enterprise, các bộ phận có thể dễ dàng trao đổi thông tin và công việc.
Thông tin của mỗi bộ phận cũng có thể được các phòng ban khác nắm được thông qua ERP. Nhờ đó, có thể thúc đẩy tương tác giữa các bộ phận với nhau.
✔️ Dịch vụ khách hàng chu đáo hơn
Áp dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp cũng giúp doanh nghiệp luôn có thể nắm được thông tin khách hàng nhanh chóng. Cùng với đó là những thông tin về tình hình sản phẩm, dịch vụ nội tại của công ty.
Những thông tin này giúp phản hồi khách hàng được hiệu quả. Việc tăng năng suất, hiệu quả trong công việc cũng giúp cho bộ phận chăm sóc khách hàng. Từ đó tăng mức độ hài lòng của khách hàng với sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp.
☎️ Hotline: 094.18.15.427
Email: tranvan5322@gmail.com
Địa chỉ: Hồ Chí Minh
website: https://writeappios.com/
Quy trình triển khai một dự án ERP
Bước 1: Lập kế hoạch triển khai
Kế hoạch luôn rất quan trọng trong mỗi dự án, bao gồm cả triển khai hệ thống ERP. Cần thấu hiểu được hệ thống quản lý doanh nghiệp và mục tiêu hoạt động của tổ chức. Bản kế hoạch sẽ cần chỉn chu, chi tiết từng nhiệm vụ của từng thành viên trong công ty.
Bước 2: Xác định thành phần tham gia dự án
Là một hệ thống hỗ trợ cho việc quản trị thì sẽ cần xác định đúng và đủ nhân sự tham gia vào dự án. Chắc chắn sẽ cần các lãnh đạo cao nhất cùng người đứng đầu các khối chức năng. Làm thế nào để để vận hành và kết nối các phòng ban với nhau là điều quan trọng.
Bước 3: Chọn nhà cung cấp phần mềm ERP phù hợp
Có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm hệ thống ERP hiện nay trên thị trường. Do đó việc lựa chọn một đơn vị tin cậy không phải là dễ.
Có thể lựa chọn một vài cái tên và đánh giá sản phẩm của họ một cách khách quan để ra quyết định.
Lựa chọn các công ty uy tín, có kinh nghiệm đồng nghĩa với việc hệ thống ERP của họ cũng đảm bảo hơn. Bên cạnh đó cũng cần nhà cung cấp phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp bạn.
Bước 4: Triển khai thử nghiệm và đánh giá phần mềm
Sau khi chọn nhà cung cấp và 2 bên đã làm việc thống nhất, sẽ cho ra hệ thống ERP theo quy trình quản lý của doanh nghiệp. Khi đưa vào thử nghiệm thì sẽ tùy chỉnh hệ thống từ các mẫu báo cáo, dòng chảy công việc, liên hệ giữa các phòng. Bước này triển khai ở quy mô nhỏ.
Bước 5: Đánh giá và triển khai hệ thống
Sau khi thử nghiệm thì sẽ có bước đánh giá lại để đưa ra những ý kiến chỉnh sửa. Trong thời gian này doanh nghiệp cũng sẽ triển khai đào tạo, tập huấn cho nhân viên để làm quen với hệ thống ERP mới. Sau khi hoàn chỉnh mô hình thì đưa vào áp dụng chính thức với toàn bộ công ty.
Bước 6: Bảo trì và nâng cấp
Trong quá trình vận hành hệ thống ERP sẽ không tránh khỏi việc phát sinh một số lỗi. Hệ thống này thường sẽ được bảo hành trong thời gian nhất định từ phía nhà cung cấp. Sau thời gian đó thì việc sửa lỗi sẽ cần phải trả phí. Đồng thời, hệ thống ERP cũng sẽ cần có những cải tiến và nâng cấp để nâng cao hiệu quả.
Trên đây là những thông tin giới thiệu về ERP và quy trình xây dựng một hệ thống ERP hoàn chỉnh. Đây sẽ là một công cụ cần thiết cho mọi doanh nghiệp để quản lý và vận hành tốt bộ máy của mình.
Dù là quản lý nội bộ, ERP cũng góp phần tăng năng suất và hiệu quả kinh doanh của công ty. Do đó các doanh nghiệp có thể sử dụng ERP như một cách ứng dụng công nghệ trong chiến lược kinh doanh của mình.
Mong rằng với những thông tin trên, các bạn đã hiểu hơn về hệ thống ERP. Việc ứng dụng hệ thống này cần các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan, đồng thời chọn được đơn vị cung cấp phần mềm phù hợp.